Privātuma politika

Personas datus mēs vācam, kad jūs reģistrējaties mūsu tīmekļa vietnē, uz vietas, izmantojot ārējos avotus (piemēram, darba portālus) vai sociālo mediju kanālus. Ja jūs reģistrējaties, izmantojot sociālo mediju platformu, jums tiks parādīta jaunākā šī paziņojuma versija, un ar reģistrāciju jūs piekrītat tā noteikumiem. Atkarībā no mūsu attiecību posma mēs apstrādājam dažāda veida datus:

Pirms darba piešķiršanas (reģistrācija vai pieteikums)
Kad jūs reģistrējaties pie mums, piesakāties caur tīmekļa vietni vai notiek pirmā saziņa, mēs vācam cita starpā:

• vārdu, uzvārdu, adresi, kontaktinformāciju, dzimšanas datumu, dzimumu un valstspiederību;
• CV, darba pieredzi, izglītību, motivāciju un pieejamību;
• motivācijas vēstules, interviju piezīmes, ievada video vai jebkādu papildu informāciju, ko jūs sniedzat;
• automātiski savāktos datus mūsu tīmekļa vietnē vai lietotnē, piemēram, sīkfailus (cookies);
• pašnodarbinātām personām: iepriekš minētos datus, papildinātus ar informāciju par stundas likmi, darbības jomu, mobilitāti, uzņēmumu reģistra informāciju un citiem biznesa datiem.

Šos datus mēs izmantojam, lai novērtētu, vai varam atrast jums piemērotu darba piedāvājumu, un lai uzturētu ar jums kontaktu.

Pēc darba piešķiršanas
Tiklīdz jūs sākat strādāt pie mums vai noslēdzam ar jums līgumu, mēs apstrādājam papildu datus, tostarp:

• personas kodu (BSN), identifikācijas dokumentu, darba atļauju (ja piemērojams);
• līgumus, darba līgumus, veiktspējas vai novērtējuma datus, algu un bankas konta datus;
• datus par prombūtni un veselību (ja tas ir būtiski), pensijas informāciju un apdrošināšanas datus;
• Covebo Square lietotnes izmantošanai: konta datus un atrašanās vietas informāciju;
• starptautiskajiem darbiniekiem: informāciju par apdrošināšanu, mājokli, transportu un atbalstu Nīderlandē;
• pašnodarbinātām personām: iepriekš minētos datus, papildinātus ar PVN numuru, maksājumu informāciju, līguma informāciju un uzdevumu datus.

Šie dati ir nepieciešami jūsu līguma izpildei, algu apstrādei, uzraudzībai un administratīvajiem pienākumiem, piemēram, nodokļiem un apdrošināšanai.

Klientu, piegādātāju un biznesa partneru dati
No biznesa kontaktiem mēs galvenokārt apstrādājam:

• vārdu, uzvārdu, amatu un kontaktinformāciju;
• uzņēmumu reģistra numuru, PVN numuru un bankas datus;
• datus, kas nepieciešami līgumu noslēgšanai vai izpildei;
• informāciju no saziņas ar mūsu darbiniekiem vai sistēmām.

Jūs neesat pienākts sniegt savus personas datus, taču tas var ietekmēt mūsu pakalpojumus. Ja noteiktus datus prasa likums, līgums vai vienošanās, mēs jūs informēsim, ko tas nozīmē un kādas sekas var būt, ja jūs šos datus nesniedzat.

Mēs vācam un apstrādājam datus, lai nodrošinātu mūsu pakalpojumu sniegšanu. Mēs to darām, pamatojoties uz šādiem juridiskajiem pamatiem:

• līgumu izpilde;
• juridiskie pienākumi;
• jūsu piekrišana;
• leģitīmās intereses (uzņēmējdarbības brīvība).

Ja datu apstrāde ir balstīta uz jūsu piekrišanu, jūs to jebkurā laikā varat atsaukt, sazinoties ar mums pa e-pastu privacy@houseofcovebo.nl.

Mēs izmantojam jūsu datus šādiem mērķiem:

Personāla atlase, izvēle un darba izvietošana

• atbilstības pārbaude vakancēm vai uzdevumiem;
• kandidātu vai pašnodarbināto personu piemērotības un pieejamības novērtēšana;
• karjeras konsultācijas un atbalsts;
• pieteikumu un ar tiem saistītās sarakstes pārvaldība;
• Covebo Square lietotnes izmantošana (piemēram, navigācijai un konta pārvaldībai);
• saziņa caur darba portāliem un sociālajiem tīkliem par darba iespējām.

Līgumu izpilde

• darba, personāla atlases vai uzdevumu līgumu apstrāde;
• algu un finanšu administrācija, tostarp nodokļu ieturējumi;
• uzņēmuma automašīnu, ceļa izdevumu un sodu pārvaldība;
• apdrošināšanas (piemēram, slimības atvaļinājuma, civiltiesiskās atbildības un nelaimes gadījumu apdrošināšana);
• slimības prombūtnes uzraudzība un reintegrācija;
• biznesa līgumu pārvaldība ar klientiem, piegādātājiem un partneriem.

Attiecību pārvaldība

• kontaktu uzturēšana ar klientiem, piegādātājiem un biznesa partneriem;
• kontaktu pieprasījumu apstrāde caur tīmekļa vietni (piemēram, kontaktformas);
• klientu apmierinātības aptaujas un mūsu pakalpojumu novērtējumi;
• uzmanības zīmju, tikšanos vai pasākumu ielūgumu nosūtīšana;
• saziņa par pieejamību, darba plānošanu un ar darbu saistīto komunikāciju;
• attiecību pārvaldība ar investoriem.

Mārketings un komunikācija

• tiešā mārketinga aktivitātes (piemēram, sūtījumi, jaunumu izdevumi un piedāvājumi);
• informācijas sniegšana par mūsu pakalpojumiem, apmācībām vai pasākumiem;
• mārketinga aktivitātes, kas vērstas uz darba meklētājiem vai klientiem;
• digitālās e-pasta satiksmes un tīmekļa vietnes izmantošanas analīze komunikācijas optimizācijas nolūkos.

Vadība, organizācija un IT

• tīmekļa vietņu un IT sistēmu uzturēšana, drošība un attīstība;
• iekšējo sistēmu pārvaldība operatīvajiem procesiem;
• kvalitātes sertifikācija un procesu optimizācija;
• iekšējās kontroles, vadības atskaites, uzņēmuma drošība un auditi.

Juridiskie pienākumi un atbilstība

• darba, nodokļu un sociālās drošības tiesību aktu ievērošana;
• juridiskie datu uzglabāšanas pienākumi un datu pārbaude;
• citu atbilstošu privātuma un nozares tiesību aktu ievērošana.

Stratēģiskā un juridiskā uzņēmuma vadība

• organizācijas juridiskā un biznesa vadība;
• risku vadība un iekšējās audita procedūras;
• apvienošanās, iegādes vai citas stratēģiskas biznesa aktivitātes (ieskaitot due diligence pārbaudes).

Mēs jūsu datus kopīgojam ar ārējām pusēm tikai tad, ja tas ir nepieciešams mūsu pakalpojumu nodrošināšanai vai ja mums tas ir juridiski obligāti. Tas ietver, cita starpā:

• (potenciālie) klienti un biznesa partneri, pie kuriem jūs varat tikt norīkots vai veikt darbu;
• pakalpojumu sniedzēji, kas mūs atbalsta, piemēram, IT piegādātāji, grāmatveži, juristi vai auditori;
• pensiju fondi, arodveselības dienesti, apdrošinātāji un bankas slimības prombūtnes vadībai, maksājumiem un nodarbinātības nosacījumu īstenošanai;
• valsts iestādes, ja mums tas ir juridiski obligāti vai pamatojoties uz tiesas rīkojumu;
• apmācību un attīstības partneri, piemēram, apmācību aģentūras vai izglītības iestādes;
• puses, kas organizē mājokli, transportu un apdrošināšanu starptautiskajiem darbiniekiem.

House of HR
House of Covebo ir daļa no House of HR, uzņēmumu tīkla, kas darbojas personāla un HR pakalpojumu jomā Eiropas Ekonomikas zonā (EEZ). Šajā grupā mēs dažkārt sadarbojamies tādās jomās kā IT un sistēmu pārvaldība, grāmatvedība un administrācija, debitoru vadība, analīze, atskaites un statistika vai tiešā mārketinga aktivitātes. House of Covebo paliek jūsu pirmais kontaktpunkts jautājumos par privātumu.

Jūsu personas dati pamatā tiek apstrādāti Eiropas Ekonomikas zonā (EEZ). Ja dati tomēr tiek pārsūtīti ārpus EEZ, tas notiek tikai tad, ja attiecīgā valsts nodrošina atbilstošu aizsardzības līmeni saskaņā ar Eiropas Komisijas lēmumu vai izmantojot standarta līguma klauzulas.

Papildus tam mēs veicam papildu tehniskos un organizatoriskos drošības pasākumus, piemēram, datu šifrēšanu un apstrādes apjoma samazināšanu. Datu pārsūtīšanai uz Amerikas Savienotajām Valstīm var tikt izmantots ES–ASV Datu privātuma ietvars vai kopīgoto pakalpojumu centri (SSC). Šādā veidā mēs nodrošinām, ka jūsu dati vienmēr tiek aizsargāti saskaņā ar Eiropas privātuma noteikumiem.

Ja vēlaties saņemt vairāk informācijas par jūsu personas datu pārsūtīšanu ārpus EEZ, varat sazināties ar mums pa e-pastu: privacy@houseofcovebo.nl.

House of Covebo mēs uzskatām, ka ir svarīgi nodrošināt jūsu personas datu labu aizsardzību. Tāpēc mēs veicam atbilstošus tehniskos un organizatoriskos pasākumus, piemēram, šifrēšanu, piekļuves kontroli, drošas IT sistēmas, regulāras pārbaudes un mūsu darbinieku apmācības. Mēs darām visu iespējamo, lai novērstu datu noplūdes, taču tās nekad nevar pilnībā izslēgt. Ja tomēr notiek neparedzēts incidents, mēs nekavējoties rīkojamies, lai ierobežotu sekas un izpildītu savus juridiskos pienākumus, tostarp ziņošanu par datu aizsardzības pārkāpumiem.

House of Covebo rūpīgi apstrādā jūsu personas datus, saskaņā ar GDPR, un neglabā tos ilgāk, nekā nepieciešams, pamatojoties uz attiecībām un piemērojamo juridisko pamatu (piemēram, piekrišanu vai līguma izpildi).

Kandidāti
Ja mēs saņemam jūsu datus bez piekrišanas (piemēram, caur darba portāliem), mēs tos glabājam ne ilgāk kā 4 nedēļas pēc procedūras pabeigšanas. Šajā periodā mēs lūdzam jūsu piekrišanu datu glabāšanai līdz 2 gadiem. Ja piekrišanas nav, jūsu dati pēc 4 nedēļām automātiski tiek anonimizēti. Tas attiecas arī uz tiešām reģistrācijām mūsu tīmekļa vietnē.

Darbinieki

• Kad jūs uzsākat nodarbinātību, juridiskais pamats mainās uz darba līguma izpildi. Tad piemērojas likumā noteiktie glabāšanas termiņi: algas un finanšu administrācija: 7 gadi pēc darba attiecību beigām;
• personas apliecības kopija, darba līgums, nodokļu deklarācijas: 5 gadi pēc darba attiecību beigām;
• citi personāla lietas dati (piemēram, diplomi un prombūtnes uzskaite): 2 gadi pēc darba attiecību beigām.

Ja dati vairs nav nepieciešami, tie tiek droši dzēsti vai anonimizēti. Izņēmuma gadījumos (piemēram, tiesvedības vai privātuma tiesību īstenošanas gadījumā) dati var tikt glabāti īsāku vai garāku laika posmu.

Ja mēs apstrādājam jūsu personas datus, jums ir tiesības piekļūt saviem datiem, pieprasīt to labošanu, dzēšanu, apstrādes ierobežošanu, datu pārnesamību, iebilst pret apstrādi, kā arī iesniegt sūdzību Nīderlandes Datu aizsardzības iestādē (Dutch Data Protection Authority). Šim nolūkam varat sazināties ar savu kontaktpersonu vai nosūtīt e-pastu uz privacy@houseofcovebo.nl. Mēs atbildēsim viena mēneša laikā, ja vien nebūs nepieciešams termiņa pagarinājums. Dažreiz mums ir pienākums atteikt pieprasījumu; šādā gadījumā mēs to paskaidrosim. Identitātes pārbaudei mēs varam lūgt iesniegt personu apliecinošu dokumentu.

Ja jums ir jautājumi, komentāri vai sūdzības par jūsu personas datu aizsardzību vai izmantošanu, varat arī sazināties ar mūsu datu aizsardzības speciālistu (DPO) pa e-pastu: dpo@houseofcovebo.nl

House of Covebo nepieņem lēmumus, kas varētu radīt jums būtiskas sekas, pamatojoties tikai uz automatizētu datu apstrādi bez cilvēka iejaukšanās.

Šim privātuma paziņojumam tiek piemēroti Nīderlandes tiesību akti.